Van rennen naar plannen

Beheer en onderhoud beter afstemmen op de omgeving met assetmanagement

Zo is bijvoorbeeld het periodiek schilderen van een brug, omdat het in je onderhoudsplanning staat, uit de tijd. Beheren betekent dat je de kwaliteit van het schilderwerk continue monitort en pas schildert als het echt nodig is. Dat betekent dat je voortdurend binnen je planning het onderhoud of vervanging van je assets naar voren of naar achteren schuift. Het betekent ook dat je bij het plannen van onderhoud nadenkt over wat je mee kunt nemen en wellicht tot de conclusie komt om niet te onderhouden, maar de brug te vervangen door een bredere brug. Zie ter verduidelijking de illustratieve video die CROW gemaakt heeft over assetmanagement in de openbare ruimte en infrastructuur. 

Assetmanagement vergt een flexibel planningssysteem en flexibele medewerkers. Daar weet Nicole Borkens van de gemeente Rotterdam alles van. Ze deelde in maart met de ConsulTable haar ervaringen bij het implementeren van assetmanagement bij stadsbeheer (infra en openbare werken).

Schema’s en infographics i.p.v. 50-pagina tellende rapporten

Het implementatieproces in de gemeente Rotterdam is nog in volle gang. Terugkijkend noemt Nicole een aantal leerzame stappen die tot nu toe genomen zijn:

1. In 2012 is Rotterdam gestart met assetmanagement door nieuwe mensen aan te nemen die anders denken. Zij hebben video's en schema's geïntroduceerd ter vervanging van 50 pagina's tellende rapporten. 
2. Het beheer en onderhoudsbeleid van al de belangrijkste fysieke assets zijn op een rij gezet. Ook is 2 jaar geleden de Nota Kapitaalgoederen voor het eerst opgesteld. De Nota heeft heel veel inzicht gegeven voor het maken van een goed gefundeerd centraal beleid. Elke deelgemeente had voor 2014 een ander beleid voor de verschillende assets.
3. Voor het goed kunnen maken van de afwegingen ‘risico’s, kosten, prestaties’, zijn 8 kernwaarden benoemd. Deze zijn gedestilleerd uit bestaande visies en plannen (bijv. Verkeersplan, Stadsvisie, gemeentelijk rioleringsplan). 
4. Er is een Strategisch Asset Management Plan (SAMP) gemaakt om helderheid over kaders en eigenaren te krijgen. Het SAMP is nog een concept. Het belang van assetmanagement wordt continue intern uitgedragen naar de medewerkers in o.a. workshops. Tips: breng het naar de belevingswereld van de medewerkers, vertel het individuele belang (je kennis borgen en zichtbaar zijn) en het organisatie belang ervan, laat de levenscyclus benadering zien, schets het perspectief van de eigenaar en van beheer en onderhoud goed. 
5. De assetmanagementplannen worden nu geconsulteerd bij alle betrokken medewerkers, dat kost veel tijd, maar anders weet niemand wat er in staat. Voor sommige medewerkers voelt het of ze stil staan. Maar ze krijgen langzaamaan wel alle 800 mensen in beweging. Het vergt een cultuurverandering. Je bent nu een held als je een incident oplost, terwijl je bij een goed werkend assetmanagement systeem incidenten voorkomt of tijdig ziet aankomen. Dus het belonen van incidenten helpt niet bij het invoeren van assetmanagement. Alle opgeschoonde gegevens worden nu overgezet in een dynamisch assetmanagement beheerssysteem OBSURV. Het 15 jaar oude eigen systeem is te statisch. 
6. Er wordt regelmatig gebenchmarkt met andere gemeenten om iedereen scherp te houden. 

Het uiteindelijke doel is dat je alles zo goed onder controle krijgt dat je minder incidenten hebt (want je ziet alles van te voren aankomen) en ‘rustig’ achteroverleunend na kunt denken over het steeds verder verfraaien van je infrastructuur en openbare ruimte. 

Oftewel van rennen naar plannen!